¿Cómo es la implementación de Sincro Shops?

Implementar Sincro Shops en tu empresa es un proceso de cinco etapas, que va desde una primera reunión donde definimos el alcance hasta la puesta en marcha de las integraciones.

Este artículo te cuenta qué pasa en cada etapa, qué necesitamos de vos y qué hacemos nosotros, para que llegues a cada paso sabiendo qué esperar.

1. Reunión de relevamiento — definimos el alcance.
2. Envío del presupuesto — ajustado a ese alcance.
3. Aceptación del presupuesto y contrato.
4. Pago del setup y fecha de inicio — más el alta de tu cuenta y el canal de coordinación.
5. Setup — configuramos y activamos cada integración.

¿Por qué el relevamiento es la etapa más importante?

Porque de esa reunión sale toda la información que después determina el presupuesto y el plan de trabajo: qué plataformas se integran, qué funcionalidades se implementan en cada una y qué logísticas están involucradas.

Cada canal de venta tiene su propia operatoria, y cada ERP permite parametrizar cosas distintas. Definir eso al principio es lo que evita sorpresas después.

Etapa 1: la reunión de relevamiento

Quiénes conviene que participen

• El responsable del canal de e-commerce y marketplaces.
• Quien conoce el ERP por dentro: tu área de sistemas o el proveedor del ERP.
• El responsable de logística y despachos.

Qué te vamos a preguntar sobre tu ERP

• Nombre del ERP. Determina qué conector usamos y qué se puede automatizar.
• ¿Tienen múltiples razones sociales para facturar? Define cómo se separan los comprobantes y cómo se rutean los pedidos de cada canal.
• ¿Necesitan obtener stock de múltiples depósitos? Define de qué depósito se publica el stock en cada canal.
• ¿Manejan las listas de precios desde el ERP, o las van a administrar desde Sincro Shops? Define de dónde sale el precio de cada canal.
• ¿Cómo manejan kits o combos? Nos interesa saber si el ERP arma los componentes y calcula el stock automáticamente, o si lo tenemos que resolver desde Sincro Shops.
• ¿Manejan variantes? Talle, color y demás variantes cambian cómo se arma la publicación y cómo se sincroniza el stock de cada combinación.
• Cualquier particularidad de tu operación: versión del ERP, desarrollos a medida, procesos que hoy se hacen a mano.

Qué te vamos a preguntar sobre tu tienda propia

• URL de la tienda.
• Plataforma que usás. Determina el conector y las funcionalidades disponibles.
• Logísticas que usás en la tienda.
• Medios de pago activos. Impactan en cómo se arma el pedido en el ERP: tipo de comprobante, condición de venta, etc.

Qué te vamos a preguntar sobre Mercado Libre

• ¿Tenés más de una cuenta? Cada cuenta es una conexión y una configuración propia.
• ¿Publicás en ellas el 100% de tus productos de e-commerce? Define el criterio de qué se sincroniza y qué queda afuera.
• Qué medios de envío tenés activos: Flex, Full, ME1 o Turbo. Cada modalidad tiene un tratamiento distinto de stock y de despacho.
• Qué logísticas usás.

Qué te vamos a preguntar sobre los demás marketplaces y shops bancarios

De cada canal necesitamos tres datos: el nombre, las logísticas que usa y —sobre todo— en qué estado está:

• ¿Ya tenés acceso operativo?
• ¿Tenés publicaciones cargadas?
• ¿Ya tenés ventas?
• ¿O estás recién en conversaciones comerciales?

El estado de cada canal es clave: no es lo mismo integrar un marketplace donde ya operás, con publicaciones y ventas, que uno donde todavía no hay cuenta habilitada.

Etapa 2: el presupuesto

Con el relevamiento cerrado, preparamos y te enviamos un presupuesto ajustado al alcance definido: las plataformas a integrar, las funcionalidades a implementar en cada una y las logísticas involucradas.

Etapa 3: aceptación y contrato

Una vez que aceptás el presupuesto, te enviamos el contrato para su firma.

Etapa 4: pago del setup y fecha de inicio

En esta etapa se concretan cuatro cosas:

• El pago del setup.
• La fecha de inicio de la implementación.
• La solicitud de los datos de tu empresa, para dar de alta tu cuenta y los usuarios que van a acceder al administrador de Sincro Shops.
• El armado del grupo de WhatsApp para coordinar el proceso, que después queda como canal de soporte.

Qué preparamos antes de arrancar

Entre el pago y la fecha de inicio del setup te enviamos los requerimientos de conexión de cada plataforma: credenciales de acceso, claves de API, permisos a habilitar.

La idea es llegar a la fecha de inicio con la mayor cantidad de información posible ya reunida. Muchos de esos datos dependen de terceros —tu proveedor del ERP, el soporte del marketplace, tu operador logístico—, así que conviene empezar a gestionarlos apenas los recibas.

Etapa 5: el setup

Durante el setup, nuestro equipo va configurando en el sistema cada plataforma e integración definida en el alcance.

Modo solo lectura

Las conexiones se hacen siempre, en primera instancia, en modo solo lectura. Nos conectamos para obtener la información que ya existe —productos, publicaciones, pedidos, precios, stock— sin escribir nada en tus plataformas. Recién cuando esa información está validada y la configuración acordada, se habilita la escritura.

Cada proceso se activa por separado

No es todo o nada: en Sincro Shops siempre es posible activar y desactivar procesos de forma independiente, y vamos habilitando funcionalidad de a una, a medida que se valida. Por ejemplo:

• Se puede activar la obtención de productos, stock y precios desde el ERP sin cargar todavía ningún pedido.
• Se puede traer las publicaciones y ventas que ya existen en tus marketplaces, shops o tiendas sin actualizarles stock ni precios.

Si venís de otro integrador

Si ya estás operando con otro integrador, el trabajo se hace plataforma por plataforma, con esta secuencia:

1. Nos conectamos en solo lectura, para relevar y validar la información existente.
2. Configuramos y parametrizamos cada proceso según lo requiera: lista de precios, reglas de precio, depósito usado, parametrización de la migración de pedidos al ERP.
3. Hacemos el switch entre el integrador actual y Sincro Shops.

El switch se coordina con el seller y se hace canal por canal, para evitar posibles problemas de duplicación de pedidos o superposición de procesos.

Definiciones iniciales del setup

Son las decisiones que hay que tomar para poder configurar el sistema. Algunas ya salen del relevamiento y otras se terminan de cerrar en esta etapa.

Stock:

• Qué depósito o depósitos se usan, si el stock viene del ERP.
• Si todos los marketplaces usan el mismo depósito, o si alguno necesita tomar el stock de otro.

Precios:

• Qué listas de precio se usan, si vienen del ERP.
• Qué lista se configura para cada tienda y marketplace.
• Con qué estrategia: una única lista con markups por canal, una lista distinta del ERP para cada marketplace, precios cargados directamente en Sincro Shops, o reglas para marketplaces particulares según la condición comercial o el tipo de publicación.

Migración de pedidos y ventas al ERP:

• Con qué criterios entra cada pedido al ERP: canal de venta, tipo de cliente, factura A, medio de pago, forma de envío. Esto es particular de cada ERP y depende de lo que ese ERP permita parametrizar, así que se analiza caso por caso.
• Si se usa el conector con ARCA para validar la condición fiscal de los compradores con CUIT.
• Cómo se obtienen los comprobantes: por API, por SFTP o por mail interceptor.

Después del setup

Terminado el setup y validados los procesos, tu operación queda en marcha. El grupo de WhatsApp que armamos en la etapa 4 sigue funcionando como canal de coordinación y soporte.

Preguntas frecuentes

¿Van a modificar mis publicaciones apenas se conecten?

No. Toda conexión arranca en modo solo lectura: primero leemos la información que ya existe y recién después, con la configuración acordada, se habilita la escritura.

Hoy trabajo con otro integrador. ¿Tengo que darlo de baja antes de empezar?

No. Nos conectamos en solo lectura mientras el otro integrador sigue operando, y el switch se hace después, coordinado y canal por canal.

¿Puedo activar solo una parte y dejar el resto para más adelante?

Sí. Cada proceso se activa y se desactiva de forma independiente, así que se puede avanzar de a una funcionalidad, validando cada paso antes de pasar al siguiente.

¿Qué pasa si el día de inicio todavía no tengo todas las credenciales?

Se avanza con las plataformas cuyos datos sí estén listos. Las que falten quedan para cuando llegue la información: por eso conviene empezar a gestionarlas apenas recibís los requerimientos de conexión.

¿Quién de mi equipo tiene que participar?

En la reunión de relevamiento, quien maneja el canal de e-commerce, quien conoce el ERP por dentro y el responsable de logística. Después, durante el setup, la coordinación del día a día se hace por el grupo de WhatsApp.

¿Dónde se coordina todo el proceso?

En el grupo de WhatsApp que se arma en la etapa 4, junto con el pago del setup. Ese mismo grupo queda como canal de soporte una vez que la operación está en marcha.